Dieser Artikel erschien am 20.09.2019 im „Tagesspiegel Digitalisierung & KI Background“.

Lotsen im Strom der Digitalisierung

Die öffentliche Verwaltung braucht neue Strukturen, so argumentieren Ursula Rosenbichler und Alexander Grünwald vom österreichischen Bundesministerium für öffentlichen Dienst und Sport. Den Anstoß dabei können Innovationslabore geben.

Die digitale Transformation verändert nicht nur die Art und Weise, wie wir Dinge tun. Viel grundsätzlicher, und hier kommt neben der technologischen die gesellschaftspolitische Komponente ins Spiel, ändern sich die Dinge, die wir tun.

Der Staat hat hierbei eine Gestaltungsverpflichtung. Aufgabe von Staat und Verwaltung ist es, Rahmenbedingungen zu schaffen, die das Potenzial dieses Paradigmenwechsels zur Geltung zu bringen.

Wie muss sich die Verwaltung verändern?

Der öffentliche Dienst in Österreich nimmt diesen Auftrag an. Dies bedeutet nicht nur neue Technologien verantwortlich einzusetzen. Vielmehr geht es darum, Prozesse grundlegend zu überdenken und Technologie effizient und effektiv im Sinne einer produktiven Funktionalität einzusetzen. Von nicht minderer Bedeutung ist es, eine Kultur zu gestalten, die Veränderung und Innovation fördert, Qualität sichert und Sicherheit gewährleistet.

Damit steht am Ende und Beginn aller Überlegungen die entscheidende Frage, wie wir uns als Individuen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes selbst verändern müssen, um die Anforderungen der digitalen Transformation zu erfüllen und ihre Chancen für uns zu nutzen.

Strukturen erneuern und Personal ausbilden

Die öffentliche Verwaltung in ihrer Gesamtheit hat die Chance, sich und ihre Schnittstellen neu zu erfinden: Ob sie die Potenziale von Digitalisierung nutzen kann, hängt von zwei wesentlichen Faktoren ab. Einerseits von der Fähigkeit der Organisationen, sich zu erneuern: Wir brauchen neue Prozesse, Instrumente und Organisationsformen. Anderseits von der Fähigkeit der Personen, sich zu entwickeln: Wir brauchen neue technische und soziale Kompetenzen und Fertigkeiten sowie Bereitschaft zur Veränderung.

Innovationszyklen und die Halbwertszeit von Wissen werden kürzer, Technologien verändern sich in einer nie dagewesenen Geschwindigkeit. Die durch die Digitalisierung hervorgerufene Beschleunigung der Gesellschaft muss auch in Verwaltungsstrukturen ihren Niederschlag finden.

Stabile Dynamik und dynamische Stabilität

Verwaltung muss zeitnah die richtigen Antworten auf sich verändernde Umfeldbedingungen geben, gleichzeitig aber Stabilität garantieren. Die Konstruktion von stabilen Dynamiken und dynamischen Stabilität erfordert Kreativität und Gestaltungskraft.

Die Öffnung der Verwaltung für externe Expertise, intersektorale Kollaboration und das Experimentieren in räumlich und zeitlich begrenzten Konstellationen (Stichwort „Reallabore“) stellen dabei zentrale Ansatzpunkte dar.

Innovationslabore wie das GovLabAustria, ein 2016 initiiertes Kooperationsprojekt des Bundesministeriums für öffentlichen Dienst und Sport und der Donau-Universität Krems, ermöglichen es neue Methoden wie Design Thinking, Rapid Prototyping oder agile Managementformen in einem sicheren Umfeld zu erproben und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitzunehmen.

Innovationslabore als Lotsen für den Verwaltungstanker

Insbesondere leisten solche Initiativen einen wesentlichen Beitrag zum kulturellen Wandel traditioneller Bürokratien, indem sie durch ihren niedrigschwelligen Zugang neue Ansätze erlebbar machen und durch ihr „Tun“ überzeugen. Sie sind ein Schnellboot, das erforscht und ausprobiert, ein Lotsenboot, das die großen Verwaltungstanker sicher in neue Gewässer führt.

Digitalisierte Prozesse machen, so sie von der zu lösenden Herausforderung her gedacht sind, nicht an Grenzen von Ressorts oder Gebietskörperschaften halt. Intersektorale Koordination und Kooperation ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Ausschöpfung der Potenziale der digitalen Transformation.

Dies unterstützt nicht nur eine positive Fehlerkultur, sondern fördert auch einen Dialog auf Augenhöhe und qualitativere Resultate. So konnte das GovLabAustria im Rahmen eines Projektes für mehr Transparenz und Partizipation in der Rechtsetzung, Partner aus ganz unterschiedlichen Bereichen und mit zu Beginn des Prozesses deutlich divergierenden Zielsetzung an einen Tisch holen und gemeinsam mit ihnen Prozesse gestalten und IT-Tools testen, die eine inklusive Rechtsetzung unterstützen und zugleich verwaltungsökonomische Aspekte berücksichtigen.

Es braucht „Digitale Köpfe“ für den Wandel

Doch Labore können nur ein erster Schritt sein. Erst wenn innovative Ideen in der Breite der Verwaltung ankommen sind, ist der Wandel erreicht. Hierfür braucht es „Digitale Köpfe“, Promotorinnen und Promotoren an Schlüsselpositionen, die in ihren Verantwortungsbereichen eine zielorientierte Implementierung sicherstellen.

Zugleich bedarf es aber auch einer Personalentwicklung, welche die notwendigen Kompetenzen auf allen Ebenen verankert und einen inhaltlich-qualitativen Dialog auf Augenhöhe zwischen Verwaltung und anderen Sektoren, insbesondere auch wenn es um die gemeinsame Entwicklung neuer IT-Instrumente und Prozesse geht, ermöglicht.

Mit dem Ausbildungsprogramm GovLabAustria Training arbeitet das österreichische Innovationslabor daran, gemeinsam mit den Bedarfsträgerinnen, Lehrangebote zu entwickeln, die nicht nur über Digitalisierung und Innovation informieren, sondern öffentlich Bedienstete mit dem nötigen Rüstzeug ausstatten, um die digitale Transformation proaktiv mitzugestalten.

Klar ist jedoch auch, dass die Bedeutung der werteorientierten Führung der Organisation und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch weiter ins Zentrum rücken muss: Klar kommunizierte und gelebte Werte sorgen dafür, dass die zentralen Stärken des Öffentlichen Diensts, nämlich Rechtssicherheit, Gleichbehandlung und Stabilität unabhängig von der Arbeitsform erhalten bleiben.

Hierfür gilt es die notwendigen Möglichkeiten und Bedingungen zu schaffen. Innovationslabore wie das GovLabAustria können hier auf ressourcenschonende Art und Weise einen wichtigen Beitrag leisten.